Ako si efektívne zariadiť kanceláriu?

Trávite viac času hľadaním dokumentov, spotrebného materiálu alebo nabíjačky mobilného telefónu ako prácou? Ak áno, nezúfajte. Vieme, že udržať poriadok v kancelárii môže byť niekedy náročné, všetko si však vyžaduje len trochu plánovania, odhodlania a dôslednosti. Čistý pracovný priestor vám však umožňuje väčšiu produktivitu a vykonávať svoju prácu efektívne.

 

Tu je niekoľko tipov pre organizáciu vašej kancelárie, ktoré vám pomôžu začať váš deň tou správnou cestou.

 

Reprezentatívna kancelária je ukážkou každého podnikateľa. Kancelária svedčí o charaktere a postavení firmy a prvý dojem dokáže o nej veľa prezradiť. Preto pri jej zariaďovaní dbajte na to, aby bola pre vás osobitá, pohodlná, no zároveň pôsobila profesionálne. 

Vyčistite svoj priestor

Keď začnete organizovať svoju kanceláriu, je dôležité najprv si všetko vyčistiť. Vyskúšajte metódu troch kôpok: ponechať, vyhodiť a darovať/posunúť ďalej. Keď prechádzate svojimi položkami, umiestnite ich na jednu z týchto troch kôp. Tým sa minimalizuje množstvo vecí, ktoré máte vo svojej kancelárii a umožní vám to sústrediť sa na to, čo je dôležité. Preplnené stoly môžu spôsobiť, že stratíte pozornosť, pretože váš mozog sa musí neustále sústrediť na okolitý neporiadok.

Výber kancelárskeho nábytku

Nábytok musí byť predovšetkým funkčný. Kancelársky stôl a stolička musia spĺňať vopred stanovené parametre. Stolička by mala byť pohodlná, ergonomická a vhodná pre váš typ postavy. Aj pri výbere stola dbajte na materiál a aj to, aby mal tú správnu výšku a šírku. Ďalej zhodnoťte rozloženie nábytku na základe toho, ako pracujete. Usporiadajte nábytok, súbory a dokumenty tak, aby k nim bol ľahký a rýchly prístup.

 

Stôl so stoličkou môžete umiestniť pred okno alebo ku stene. Myslite pritom však na dostupnosť elektrických zásuviek a svetlo.

 

Nábytok, ktorý si vyberiete, vnesie do vašej kancelárie určitý štýl, preto sa nebojte jednotlivé štýly kombinovať. Spravidla je dobré kupovať nábytok po jednom, namiesto toho, aby ste si kúpili hneď všetko naraz. Tak zabránite tomu, aby ste priestor zbytočne preplnili.

Správne osvetlenie

Osvetlenie hrá dôležitú úlohu pri vašej práci a produktivite. Najmä kancelárie s otvoreným priestorom si vyžadujú vhodné profesionálne osvetlenie. Tlmené aj ostré svetlo môže spôsobiť únavu očí a bolesti hlavy. Primerané osvetlenie, najmä prirodzené, zvyšuje produktivitu. Skúste otvoriť okná pri stole alebo si urobiť niekoľko prestávok, aby ste sa dostali von na čerstvý vzduch.

 

Majte na pamäti, že osvetlenie v kanceláriách musí poskytovať široké spektrum rozptylu svetla v miestnosti. Ak budete počas dňa vyžadovať trochu tieňa, zvoľte rolety alebo záclony na motorizovaných koľajniciach. Ak pracujete vo večerných hodinách, nepodceňujte ani výber umelého osvetlenia v podobe stolovej alebo stojanovej lampy.

 

Do lampičky zvoľte LED žiarovky, sú šetrnejšie nielen k očiam, ale aj k životnému prostrediu.

Farby

Aj farby môžu mať veľký vplyv na to, ako sa budete vo vašej pracovni cítiť. Pomocou farieb vytvorte svoj ideálny kancelársky priestor. Starostlivo si premyslite, ako farby vo vašej kancelárii ovplyvňujú celkový dojem z miestnosti alebo ako sa môžu cítiť iní ľudia pri návšteve. Pokúste sa zvoliť farebnú schému, ktorá vyhovuje vašej profesionálnej role. Béžová alebo biela môže byť dobrou voľbou pre právne alebo finančné úrady.

Úložný priestor

Namiesto toho, aby ste na každú položku používali prázdne zásuvky na stole, usporiadajte si materiály podľa kategórií a použite úložné boxy, priečinky na spisy a priehradky na vaše kancelárske potreby a materiály. Budete viac zorganizovaní a ušetríte čas, pretože budete presne vedieť, kde konkrétne položky nájdete, namiesto toho, aby ste strácali čas prehrabávaním sa v zásuvkách.

 

Bude vás zaujímat': Tipy, ako zvládať vysoké tempo a produktivitu.

 

Ak si do pracovne chcete priniesť množstvo zakladačov, kníh alebo poznámkových blokov, určite oceníte aj otvorené poličky. Skrinky a komody naopak schovajú všetky kancelárske potreby, ktoré nevyužívate príliš často ako kancelárske papiere, obálky, USB kľúče alebo menšiu techniku.

Rastliny a zeleň

Ľudia, ktorí sú v práci obklopení zeleňou sú produktívnejší a dosahujú lepšie výsledky. Pridanie niekoľkých rastlín môže byť skvelým spôsobom, ako sa v pracovnom prostredí cítiť viac prirodzenejšie a pohodlnejšie. Niektoré rastliny môžu vašej kancelárii dodať príjemnú vôňu a vyčistiť vzduch. A samozrejme, nezabudnite vaše kvety a rastliny pravidelne polievať.

 

Nenáročné izbové kvety, ktoré nepotrebujú dennodennú starostlivosť sú fikus, paprade, dracény, brečtany alebo monstera. 

Prispôsobte si svoj priestor

Aj keď to môže znieť neprofesionálne, prineste si do kancelárie niekoľko osobných predmetov. V práci trávite väčšinu svojho času, preto je dôležité, aby ste sa v nej cítili útulne. Vaša kancelária by mala poskytnúť vám a vašim spolupracovníkom pohodlie a zároveň poskytnúť ľuďom predstavu o tom, kto ste ako osoba. Pokojne urobte z vašej kancelárie priestor, ktorý je príjemný a inšpiratívny.

 

Pracovňa nemusí byť nudná a bezduchá. Zaplniť si ju môžete aj vecami, ktoré vám pomôžu s pracovnou morálkou a motivujú vás k lepším výkonom. Nájdite miesto na vystavenie svojich ocenení, inšpiratívnych citátov, obľúbených obrazov alebo umenia. Užitočným doplnkom je aj odpadkový kôš, stojan na perá, nástenné hodiny, prípadne stolný kalendár. Pre viac pohodlia si môžete zakúpiť modernú sedačku so zamatovým vankúšikom.

Organizácia

S organizáciou vo vašej pracovni vám pomôže aj jednoduchá korková tabuľa alebo magnetická nástenka na úlohy, na denný harmonogram či deadline termíny. Môžete ich využiť na spísanie a usporiadanie úloh, ktoré by ste počas pracovného času mali zvládnuť. 

Udržujte poriadok

Mnoho ľudí zabúda na správne upratovanie svojej kancelárie. O váš určený pracovný priestor by ste sa mali starať ako o ktorýkoľvek iný priestor. Odporúčame, aby ste aspoň raz týždenne utreli pracovný stôl, pozametali podlahy a vydezinfikovali všetky predmety, ktorých sa často dotýkate, ako napríklad telefón alebo klávesnicu. Bez ohľadu na to, ako ste zaneprázdnení, vždy by ste si na konci dňa mali dať do poriadku svoj priestor.

Skryte neporiadok

Aj keď je dnes veľa bezdrôtových technológií, stále je niekoľko zariadení, ktoré bude možno potrebné zapojiť. Tie môžu vytvárať vizuálny neporiadok a odvádzať vašu pozornosť. Ak chcete, aby bol váš pracovný priestor čistý, mali by ste správne spravovať všetky drôty aj káble.

• Na zviazanie drôtov môžete použiť sťahovacie pásky.

• Skúste káble zastrčiť za zariadenia alebo za stôl.

• Kedykoľvek je to možné, rozhodnite sa pre bezdrôtové zariadenia.

Pozor na pravidlá a podmienky firmy

Poznajte pravidlá svojej firmy. Aj keď si budete chcieť z kancelárie urobiť svoj vlastný priestor, treba sa riadiť určitými pravidlami spoločnosti, pre ktorú pracujete. Nie všetky dekorácie alebo úpravy môžu byt' prijateľné pre kultúru vášho pracoviska. Uistite sa, že viete, čo všetko si môžete dovoliť, aby ste sa vyhli konfliktom.

 

Ak si nie ste istí, či je dekorácia vhodná, alebo či môžete vymaľovať steny, oboznámte sa s pravidlami alebo požiadajte o radu spolupracovníka či vedúceho.

Dominika Blchová, SEO, Optimalizácia webu pre vyhľadávače